Loading...

Skriver du fortsatt reiseregning på papir?

| 13-Mar-2017 | Av: Finn | Økonomistyring / regnskap, Systemer / integrasjoner, Blog

Reiseregning som er like herlig for brukere som administratorer!

Jeg hatet reiseregninger! 

Å ta vare på kvitteringer, samle sammen alle utlegg, skrive ut epost med flybilletter og flytogbilletter for å legge de sammen med reiseregningen som omsider ble skrevet når jeg ikke hadde flere valg eller unnskyldninger for å utsette det, var en frustrerende gjentagende oppgave som jeg stadig hatet.

Terskelen for å sette seg ned med reiseregningen var stor.  Alltid en unnskyldning for ting som var viktigere å gjøre.  Reiseregning ble utsatt til det siste eller til økonomiavdelingen hadde purret opp mange nok ganger for å få innlevert den.  Ofte forsvant det noen kvitteringer på veien også - kvitteringer som var lagt i lomma eller avglemt når den store sorteringen av kvitteringer ble foretatt før de "samlede reiseregningsverkene" ble skrevet.

Det var før jeg oppdagetTraveltext.  Endelig fant jeg et system hvor jeg kunne lage reiseregningen underveis.  Nå tar jeg bare foto av kvitteringer og sender inn med en kommentar på mms, og videresender epost med kvitteringer rett i reiseregningen. Etter dette har jeg alltid reiseregningen ferdig når jeg kommer hjem! 

 

Det er to hovedmålgrupper for TravelText reiseregning:

Brukere som reiser, kjører og legger ut penger – og deg som administrerer dette.

Målet er å forenkle, redusere tidsbruk og overholde frister.

 

Det jeg liker med Traveltext er:

  • Raskt og enkelt for brukerne!
  • Du lager reiseregningen underveis. Knips bilder av kvitteringer, skriv summen og hva du har gjort  – send inn på sekunder fra mobil, lesebrett eller PC uten noe pålogging. Du kan til og med sende inn med SMS/MMS.
  • Glem valutaomregning. Valutaer som f.eks. «USD» eller «EUR» blir omregnet til norske kroner eller valutaen virksomheten ønsker.
  • Kast papir-kvitteringene. Ta et endelig farvel med jobb-kvitteringer som hoper seg opp! Myndighetene godkjenner bilde som elektronisk kopi.
  • Du kommer hjem til ferdig utfylt reiseregning. Først når reisen er over, ser du over reiseregningen. NB! Systemet beregner automatisk satser for kjøregodtgjørelse, og reiser i inn- og utland. ​Det gjør utfylling av diettreiser langt enklere enn noe annet system. Diettberegning skjer automatisk og basert på enten Statens reiseregulativ eller virksomhetens egne.
  • Send med et smil og ett klikk. Trykk på én knapp og vent på utbetaling!
  • Effektivt for administrasjonen!
  • En gjennomsnittlig reiseregning koster kr 2000. Det er prisen for tidsbruken til alle involverte. Traveltext automatiserer 80 prosent av handlingene og er 5-10 ganger raskere enn andre systemer.
  • Integrasjon med alle typer lønns- og regnskapssystemer. digiTALL setter opp tjenesten så den passer til systemer og rutiner som dere allerede har.
  • Fleksibel attestering. All attestering skjer i systemet. Ingen fysisk signering. Så mange kan ha attestasjonsmyndighet som dere ønsker. Også eksterne kan attestere. Både seriell og parallell (flere samtidig) attestering. Etter siste attestasjon går dataene direkte til økonomisystemet. 
  • Suveren prosjektoversikt. Få kostnader fordelt på oppdragsgivere og prosjekter (nivåstyrt) eller avdelinger. Koblingsmuligheter mot 24SevenOffice IBM Cognos m.fl.
  • Systemet gjør det lett å viderefakturere. TravelText håndterer merverdiavgift automatisk gjennom en egen gjenkjennelse av utleggstypen. Mva.-spesifikasjon og beløp til viderefakturering fremgår av den ferdige reiseregningen, slik at det både er lett å viderefakturere og kontrollere for dem som mottar fakturaen.
  • Systemet er stort sett selvforklarende, og vi tilbyr opplæring / support på telefon eller skjermdeling for de som ønsker dette.

 

 

Håndtering av kjørebok og utlegg er like enkelt!
Reiseregning er der skoen trykker for de fleste. Derfor fokuserer TravelText mest på dette i markedsføringen. Men, løsningen er komplett for håndtering av reiseregninger, kjøring og utlegg.

Løsningen dekker derfor alt innenfor reise og utlegg for små og store bedrifter. Alle brukere har tilgang på de tre modulene: Reiseregning, Utlegg og Kjørebok

Integrasjoner og rapporter:
Når du nå bestiller reiser via programmet hos partneren Berg-Hansen Reisebyrå blir reiseregning automatisk opprett med diettsatser og det hele. Kvitteringer og reisedata går rett fra reisebyrået og inn i reiseregningen din.

Elektronisk reiseregning fra TravelText kan bli direkte kontert i 24SevenOffice. Den sømløse (API) integrajonen var på plass i november 2016- Etter attestasjon i systemet går reiseregninger, utleggsrapporter og kjørebøker rett over i økonomisystemet.

​TravelText kan integreres med alle typer lønns- og regnskapssystemer. I tillegg til den tekniske integrasjonen, kan vi i digiTALL gjennom kompetanse på lønns- og regnskapssystemer bidra ytterligere for å effektivisere arbeidsrutinene til kundene våre. NB! Ikke alle ønsker integrasjon. De kan da bruke PDF-rapporter fra systemet som bilag.

Blant annet kan administratorer (admin) ta ut rapporter og bearbeide dem videre i regneark. I tillegg kan de se visualisert statistikk på bruk av systemet som for eksempel antall reiseregninger, kjørebøker og utleggsregninger.  Dette er mulig på individuelle bruker, for hele virksomheter.

Du kan prøve systemet før du kjøper! 

Kontakt oss, så er du kjapt i gang med en test.

Det er effektiviseringen av rutinene fra du skriver reiseregningen til pengene er utbetalt og bokført i systemet som teller. Vi hjelper deg også å optimalisere dine interne rutiner for effektivt å håndtere reiseregninger! 

 

Ta kontakt for å prøve selv!

 

Finn Schløsser-Møller, partner/forretningsutvikler digiTALL Midt-Norge AS
Papirløst regnskap - forretningsrådgivning - IT - Web.
Leder i flere bransjer gjennom mange år. Strategi og ledelse – kommunikasjon – forretningsutvikling og implementering av løsninger – endring og omstilling
Direkte telefon +47 957 24 044
Epost finn@digitall.no   

Les mer om Traveltext på mobil - last ned PDF:

 


Konktakt oss