Loading...

EHF - krev elektronisk faktura fra dine leverandører!

| 17-aug-2016 | Av: Finn | Blog, Systemer / integrasjoner, Økonomistyring / regnskap

  • Den tradisjonelle punchejobben kan nå gjøres enklere med noen få tastetrykk. Du sparer tid og penger.
  • Ingen manuell behandling av faktura eller tolkning av denne - korrekt data blir registrert med en gang.
  • Fler og flere bedrifter innfører elektronisk faktura og krever å motta elektronisk faktura av sine leverandører. Statlige virksomheter forlanger dette.
  • Reduser kostnader og manuelle prosesser med elektronisk fakturahåndtering 
  • Positiv miljøeffekt -, bidrar det til lavere CO2-utslipp, mindre papir – og et bedre miljø.
     

 

Papirfaktura, efaktura, pdf-faktura eller faktura i elektronisk handelsformat.

Forvirret?

Slapp av, du er ikke den eneste.

 

Efaktura og andre fakturavarianter
For noen år siden kom et vell av nettbaserte faktureringstjenester, som gjorde at vi kunne sende fakturaen vår via e-post, enten som pdf-vedlegg eller som lenke til pdf-faktura. Dette var et langt steg på veien mot en mer rasjonell behandling av fakturaer.

Papirfakturaen er velkjent, og på vei ut. Med papirløse regnskapssystemer slipper du å motta faktura i post.  Jeg selv irriterer meg for hver faktura som kommer i post og krever at jeg må foreta meg noe med den. Å skanne fakturaer er heller ikke lenger nødvendig når du kan få dem sendt direkte inn i regnskapssystemet ditt.

Efaktura er også et kjent begrep. Med eFaktura får du regningene ferdig utfylt rett i nettbanken din. Du slipper å taste lange KID-og kontonummer når du skal betale regningen, det eneste du trenger å gjøre er å godkjenne betalingen.

PDF-faktura er vel det de fleste tror er elektronisk faktura.  Har du et regnskapssystem som er papirløst vil slike fakturaer kunne sendes direkte inn i bilagssystemet. Her må informasjonen på faktura tolkes og før det kan behandles videre i regnskapet.  Alt som tolkes har potensiale for feil eller mangler.  Dataene må derfor kontrolleres.

EHF er ikke pdf
EHF må ikke forveksles med faktura i form av ei pdf-fil. 
 
EHF faktura - elektronisk handelsformat?
Fra sommeren 2012 måtte statlige virksomheter kreve å få inngående fakturaer i dette formatet, altså for avtaler som ble inngått fra 1. juli den sommeren. Kommunale virksomheter kom til etter hvert, og ble pålagt å ha denne ordningen fra 2015. Dette er fortsatt kravene i dag selv om flere statlige virksomheter ikke har fulgt opp dette i praksis.

EHF (forkortelse for «Elektronisk handelsformat») – er et standardformat for å utforme og utveksle fakturaer, purringer og kreditnotaer elektronisk mellom to parter via dataoverføring. 
En elektronisk faktura er en faktura i form av en elektronisk fil som inneholder faktura-dataene i et strukturert format. Den elektroniske fakturaen produseres i avsenders fakturaløsning og kan leses direkte av mottagers programvare for håndtering av inngående fakturaer. Selve datafilen er ikke beregnet på å leses av det blotte øyet, så med en elektronisk faktura medfølger vanligvis også en metode for å kunne presentere dataene for en bruker. Dette gjøres vanligvis ved at man får et vedlegg til fakturaen, som er en visuell presentasjon i form av en fil i pdf eller Tiff-format. Alternativt benyttes en visningsmal til å presentere fakturaen.

Fordeler:

  •   Den tradisjonelle punchejobben kan nå gjøres enklere med noen få tastetrykk. Du sparer tid og penger.
  •   Ingen manuell behandling av faktura eller tolkning av denne - korrekt data blir registrert med en gang. 
  •   Fler og flere bedrifter innfører elektronisk faktura og krever å motta elektronisk faktura av sine leverandører. Statlige virksomheter forlanger dette.
  •   Reduser kostnader og manuelle prosesser med elektronisk fakturahåndtering 
  •   Positiv miljøeffekt -, bidrar det til lavere CO2-utslipp, mindre papir – og et bedre miljø.

 

Når dine leverandører skal sende elektronisk faktura til deg, trenger de kun å vite ditt org nr for å få sendt denne, på lik linje som det er når du selv ønsker å sende elektroniske fakturaer til kundene dine. Dette kommer av at alle mottakere av elektronisk faktura er registrert i ELMA-registeret. Ved sending av elektronisk faktura søkes org nr automatisk opp i dette registeret, og der ligger det også lagret hvilket system den elektroniske fakturaen skal mottas i. Om du skal informere dine leverandører om at du ønsker å motta elektronisk faktura vil det dermed kun være nødvendig å opplyse om ditt org nr.
Oversikt ELMA-registeret: http://anskaffelser.no/e-handel/artikler/mottakere-i-elma  

Krev elektronisk faktura (EHF) fra dine leverandører!
Sjekk med din systemleverandør at du kan motta og sende elektronisk faktura. Vi ser stadig flere firma som krever elektroniske fakturaer (EHF) fra sine leverandører da de har innsett den økonomiske gevinsten av å sende og motta alle fakturaer elektronisk. Du kommer til å oppleve at stadig flere av dine kunder eller leverandører kommer til å kreve dette fra deg også.
Vi anbefaler deg også gjør det samme og kreve elektronisk faktura (EHF) fra dine leverandører.

 

Ta gjerne kontakt med oss om du har spørsmål om EHF eller annet.

Vi i digiTALL er opptatt av god økonomistyring og drift!

 

 


Konktakt oss